Project Management

Project Management je ucelená manažerská disciplína, která aplikuje znalosti, dovednosti, nástroje a techniky na projektově-orientované aktivity tak, aby byly naplněny cíle, pro které byly tyto aktivity ustanoveny.

Každý projekt má svůj primární účel (goal), smysl existence, aneb důvod PROČ by měl být realizován. K tomu aby projekt mohl přispět k naplnění účelu svého vzniku, musí být splněn jeho cíl, příp. cíle. Cílem se rozumí dodání sjednaných výstupů definované kvality, ve sjednaném čase a v rámci přiděleného rozpočtu. Znamená to, že cíl je tvořen třemi základními dimenzemi: věcnou dimenzí (CO), časovou dimenzí (KDY) a nákladovou dimenzí (ZA KOLIK), z nichž jedna dimenze obvykle bývá určující, tedy má vyšší prioritu než ostatní. Hovoříme o tzv. trojimperativu projektu, resp. jeho určující ose (dimenzi).

Během realizace projektu je naplňován tzv. životní cyklus projektu (project life cycle), který zahrnuje obvykle tyto fáze: iniciaci (initiation), plánování (planning), realizaci (execution & control) a uzavření (closing). Někdy bývá mezi fáze iniciace a plánování vkládána ještě fáze strategie. Principielně jde o to iniciovat projekt, určit jeho cíle a strategii realizace, a následně získat od příslušné autority mandát k jeho realizaci. Realizace pak obnáší plánování cesty k naplnění cíle projektu, a posléze realizace této cesty, za průběžného plánování a řízení jakosti a rizik, resp. změn v jednotlivých aspektech projektu, pokud nastanou.

Každý projekt je doprovázen určitou mírou neurčitosti a nejistoty. Systematická identifikace a předcházení různým vlivům, které mohou mít na projekt vliv, je přirozenou a nezbytnou součástí řízení projektu.

Plánování jako základ

Plánováním projektu odpovídáme především na tyto základní otázky:

KDO a podle JAKÝCH PRAVIDEL bude projekt realizovat (definujeme organizaci projektu a základní pravidla hry, jednotlivé role a odpovědnosti, klíčové osoby)
CO bude projektem dodáno (definujeme výstupy projektu a úroveň jejich kvality)
JAK budeme při jejich tvorbě postupovat, tj. jaké aktivity a v jakém pořadí budou realizovány
S KÝM/ČÍM (aneb s jakými zdroji) a posléze KDY budou jednotlivé aktivity realizovány, a
ZA KOLIK, aneb kolik nás to bude stát

Je doporučeníhodné, aby doplňkem základních plánů byly rovněž:

Plán řízení projektu, aneb jak konkrétně bude projekt organizován a řízen
Plán řízení rizik
Plán zajištění a kontroly kvality
Komunikační plán a plán aktivit směřujících k podpoře projektu,
a další plány dle konkrétních potřeb konkrétního projektu

Jak na to

Při samotném plánování a řízení postupu projektu je využívána celá řada osvědčených metod, nástrojů a technik, které napomáhají úspěšnému dosažení dílčích úkolů a posléze cílů projektu, např.:

Trojimperativ projektu
Logická rámcová matice (Logical Framework Matrix)
Analýza očekávání a zájmu zainteresovaných stran + akční plán (stakeholders analysis & response plan)
Work Breakdown Structure (WBS)
Síťový diagram aktivit (uzlový, hranový), kritická cesta (critical path), resp. kritický řetěz (critical chain)
Časový harmonogram (dnes nejčastěji v podobě tzv. Ganttova úsečkového grafu)
Management rizik (identifikace a kvantifikace rizik, risk response planning, ...)
Práce s lidmi: vedení, řízení, motivace, komunikace, facilitace, zvládání konfliktů a krizí,
a další

Realizace

V realizační fázi projektu v zásadě postupujeme dle projektových plánů, vykonáváme patřičné procesy a úlohy, řešíme nastalé odchylky, ...

řídíme vztahy se zainteresovanými stranami a udržujeme efektivní komunikaci
organizujeme, řídíme a koordinujeme postup prací, vedeme a motivujeme projektový tým
řídíme kvalitu projektových výstupů, resp. faktory, které na ní mají vliv
řídíme čerpání přidělených zdrojů (lidských, materiálních, finančních) a ekonomiku projektu
monitorujeme vývoj rizik, přijímáme příslušná preventivní a/nebo nápravná opatření a řešíme vyskytnuvší se problémy, či krize
identifikujeme a systematicky řídíme změny projektu, pokud nastávají
sledujeme, analyzujeme a reportujeme rozpracovanost, resp. postup projektu (např. procentuální metodou, SSD metodou, spotřebou rezerv dle TOC Critical Chain, metodou EVA - Earned Value Analysis, aj.)
dle potřeby aktualizujeme projektové plány
udržujeme příslušnou dokumentaci
zachytáváme nabyté zkušenosti (lessons learned)